Automatyzacja procesów w firmie — od czego zacząć

Automatyzacja procesów w firmie najczęściej zaczyna się od jednego, prostego pytania: które zadanie zabiera zespołowi najwięcej czasu, mimo że jest w gruncie rzeczy powtarzalne i przewidywalne? Odpowiedź na nie jest lepszym punktem startu niż próba zaprojektowania od razu całościowej strategii automatyzacji obejmującej wszystkie działy. W tym artykule pokazujemy, jak podejść do tematu w sposób praktyczny — od wyboru pierwszego procesu, przez typowe pułapki, po sposób planowania wdrożenia, które nie zatrzyma się na etapie dobrych chęci.

Tekst jest adresowany do właścicieli firm i osób zarządzających sprzedażą, obsługą klienta lub logistyką, które widzą, że część codziennej pracy da się przenieść na systemy, ale nie wiedzą, od czego zacząć porządkowanie tego tematu.

Czym właściwie jest automatyzacja procesów w firmie

Automatyzacja procesów w firmie oznacza przeniesienie powtarzalnych, dobrze zdefiniowanych czynności z ręcznej obsługi na systemy informatyczne — tak, aby dane przepływały między narzędziami bez konieczności ręcznego przepisywania, kopiowania czy wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Może to dotyczyć pojedynczego zadania, jak generowanie faktury po złożeniu zamówienia, albo całego łańcucha zdarzeń, jak przepływ zamówienia od sklepu internetowego przez magazyn aż po księgowość.

Warto od razu odróżnić dwa poziomy tego tematu:

• automatyzację punktową — jedno zadanie, jedno narzędzie, jasny wynik, na przykład automatyczne wysyłanie potwierdzenia zamówienia,
• automatyzację procesową — połączenie kilku systemów w jeden spójny przepływ danych, na przykład zamówienie trafiające jednocześnie do magazynu, systemu księgowego i CRM.

Firmy, które dopiero zaczynają, zwykle najlepiej wychodzą na tym, że najpierw opanowują automatyzację punktową, a dopiero potem przechodzą do łączenia procesów między systemami. To podejście ogranicza ryzyko i pozwala szybciej zobaczyć efekt pierwszych zmian.

Dlaczego firmy odkładają automatyzację procesów

Mimo że korzyści z automatyzacji procesów w firmie są dla większości zarządzających intuicyjnie oczywiste, wdrożenie często się odwleka. Zwykle wynika to z kilku powtarzających się powodów:

• przekonania, że automatyzacja wymaga wymiany wszystkich obecnych systemów naraz,
• braku jasności, który proces jest najlepszym kandydatem do startu,
• obawy, że wdrożenie zaburzy bieżącą pracę zespołu,
• traktowania automatyzacji jako jednorazowego projektu zamiast ciągłego procesu porządkowania pracy.

W praktyce dobrze zaplanowane wdrożenie nie wymaga zmiany istniejących narzędzi. Najczęściej polega na spięciu systemów, które firma już wykorzystuje, tak aby dane przepływały między nimi automatycznie zamiast być przepisywane ręcznie.

Od czego zacząć automatyzację procesów w firmie

Krok 1 — spisz procesy, które faktycznie zajmują czas

Zanim padnie decyzja o narzędziach, warto spisać procesy, które angażują zespół regularnie i wymagają ręcznego przepisywania danych między systemami. Dobrym źródłem informacji są tu same osoby wykonujące te zadania na co dzień — one najlepiej wiedzą, które czynności są powtarzalne, a które wymagają realnej oceny sytuacji.

Krok 2 — wybierz jeden proces jako pilotaż

Dobry kandydat na pierwszy projekt automatyzacji spełnia zwykle kilka warunków jednocześnie:

1. ma jasno określone dane wejściowe i przewidywalny wynik,
2. powtarza się regularnie — najlepiej codziennie lub kilka razy w tygodniu,
3. błąd w jego przebiegu nie powoduje nieodwracalnych skutków finansowych,
4. jego efekt da się łatwo zmierzyć — na przykład liczbą zaoszczędzonych godzin pracy.

Przykładem takiego procesu może być przenoszenie zamówień ze sklepu internetowego do systemu magazynowego i księgowego. Pokazujemy, jak wygląda to w praktyce, w artykule o integracji sklepu z magazynem i księgowością.

Krok 3 — zaplanuj wdrożenie z możliwością wycofania

Pierwsza automatyzacja powinna być wdrażana równolegle do dotychczasowego sposobu pracy, a nie zamiast niego — przynajmniej przez pewien okres. Dzięki temu, jeśli coś zadziała inaczej niż zakładano, zespół może wrócić do wcześniejszego procesu bez przestojów w bieżącej pracy.

Typowe procesy, które warto automatyzować w pierwszej kolejności

Choć każda firma ma inną specyfikę, kilka obszarów regularnie okazuje się dobrym punktem startu dla automatyzacji procesów w firmie:

• obsługa zamówień — automatyczne przekazywanie danych zamówienia między sklepem, magazynem i systemem księgowym,
• wycena i ofertowanie — generowanie ofert lub cenników na podstawie wcześniej ustalonych reguł, zamiast ręcznego przygotowywania każdego dokumentu od nowa,
• obsługa klientów biznesowych — automatyczne udostępnianie indywidualnych warunków handlowych zalogowanym kontrahentom,
• raportowanie — automatyczne zestawianie danych z kilku systemów w jeden, regularnie aktualizowany raport.

Firmy sprzedające w modelu B2B często zaczynają od automatyzacji procesu cenowego, ponieważ ręczne przygotowywanie indywidualnych warunków dla każdego kontrahenta jest jednym z najbardziej czasochłonnych zadań handlowych. Więcej na ten temat piszemy w artykule o indywidualnych cennikach i automatyzacji tego procesu w sprzedaży B2B.

Jeśli firma sprzedaje głównie do innych firm i dopiero rozważa przeniesienie sprzedaży do własnej platformy, warto najpierw zapoznać się z tekstem o cyfryzacji sprzedaży B2B na dedykowanej platformie, ponieważ automatyzacja procesów sprzedażowych zwykle idzie tam w parze z budową odpowiedniego narzędzia.

Najczęstsze błędy przy pierwszej automatyzacji

Wiele projektów automatyzacji procesów w firmie nie przynosi oczekiwanych efektów nie dlatego, że sam pomysł był błędny, ale przez sposób jego wdrożenia. Do najczęstszych błędów należą:

• próba automatyzacji zbyt wielu procesów naraz, zanim pierwszy zostanie ustabilizowany,
• brak jasno przypisanej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad działającą automatyzacją,
• pomijanie przypadków wyjątkowych — automatyzacja projektowana wyłącznie pod scenariusz idealny zwykle zawodzi w praktyce,
• brak sposobu na zmierzenie, czy nowy proces rzeczywiście działa lepiej niż poprzedni.

Dobra automatyzacja nie musi obsługiwać stu procent przypadków od pierwszego dnia. Ważniejsze jest, aby jasno wyznaczyć próg, po przekroczeniu którego sprawa trafia do ręcznej weryfikacji, zamiast zostać obsłużona niepoprawnie w sposób niezauważony.

Jak mierzyć efekt automatyzacji procesów

Zanim proces zostanie zautomatyzowany, warto ustalić, jak będzie oceniana jego skuteczność. Najczęściej sprawdzają się proste, konkretne miary:

• czas potrzebny na wykonanie procesu przed i po automatyzacji,
• liczba błędów lub reklamacji wynikających z ręcznego przepisywania danych,
• liczba spraw wymagających ręcznej interwencji mimo wdrożonej automatyzacji,
• czas potrzebny na wdrożenie kolejnego, podobnego procesu — jeśli maleje, oznacza to, że firma buduje trwałą kompetencję, a nie punktowe rozwiązanie.

Regularne przeglądanie tych wskaźników pozwala świadomie decydować, które kolejne procesy warto zautomatyzować, a które lepiej pozostawić w obecnej formie.

Najczęstsze pytania

Czy automatyzacja procesów w firmie wymaga wymiany obecnych systemów?

Zwykle nie. W większości przypadków automatyzacja polega na połączeniu istniejących narzędzi — sklepu, systemu magazynowego, księgowego czy CRM — tak, aby dane przepływały między nimi automatycznie, bez konieczności wymiany żadnego z tych systemów.

Od jakiego procesu najlepiej zacząć automatyzację?

Najlepszym kandydatem jest proces powtarzalny, o jasno określonych danych wejściowych i wyniku, którego błąd nie powoduje nieodwracalnych skutków. Często jest to obsługa zamówień lub przygotowywanie dokumentów sprzedażowych.

Ile trwa wdrożenie pierwszej automatyzacji procesu?

Zależy to od liczby systemów, które trzeba połączyć, oraz złożoności danych przenoszonych między nimi. Automatyzacja pojedynczego, dobrze zamkniętego procesu trwa zwykle krócej niż wdrożenie obejmujące kilka systemów jednocześnie.

Czy automatyzacja procesów sprawdza się tylko w dużych firmach?

Nie — mniejsze firmy często odczuwają korzyści szybciej, ponieważ pojedynczy proces stanowi u nich większy udział czasu pracy zespołu, a samo wdrożenie nie wymaga rozbudowanej infrastruktury informatycznej.

Co zrobić, jeśli automatyzacja nie obejmuje wszystkich przypadków?

To normalna sytuacja. Dobrze zaprojektowany proces przewiduje próg, po przekroczeniu którego sprawa trafia do ręcznej weryfikacji, zamiast być obsłużona automatycznie w sposób niepewny.

Jeśli zastanawiasz się, który proces w Twojej firmie najlepiej nadaje się na pierwszy projekt, sprawdź naszą ofertę automatyzacji procesów i narzędzi biznesowych — pomożemy wybrać właściwy zakres, zaplanować integracje między systemami i wdrożyć rozwiązanie, które realnie odciąży zespół.